客户备注该记什么，换人接手也不乱

聊天记录都在，为什么还要写备注？

因为聊天记录只记下了说过什么，没告诉你那代表什么。报价藏在第 212 条消息里，客户真正的截止日期在一段语音里，答应寄样品的人现在在休假。备注把一长串聊天变成几行谁都能马上照着做的内容：代班的同事、看业绩的主管，或者三个星期后的你自己。

客户备注要写哪些内容？

1. 是谁。姓名、公司、职位、国家和客户习惯用的语言。对接的人和拍板的人不一定是同一个，知道的话两个都记。
2. 要什么。产品或型号、数量、目的地、什么时候要。这四样决定了你每一次报价。
3. 发过什么。报价单号、单价和币种、贸易术语、报价有效期，寄过样品的话附上单号。
4. 进展到哪。一句话：现在在哪个阶段、在等谁。写"等对方老板确认"，比写"跟进"有用得多。
5. 下一步。谁、做什么、哪一天。写"11/13"，不要写"周五"或"明天"，因为备注常常是几天后才有人看。
6. 注意事项。会影响生意的习惯和偏好：只在下午回消息、要用欧元报价、付款要分两期、对交期很敏感。

怎样让备注一直好用？

• 最新的写在最上面，附上日期。例如"11/10：发修改报价 Q-1031，1,000 件降 3%"。不要让人往下翻才知道最新状况。
• 每换一个阶段就更新一次，不要等到下班再补。发了报价、寄了样品、确认了订单，各写一行。
• 保存证据，不只写摘要。报价文件、客户的书面确认、收货地址都存成已保存的消息，数字不靠记忆。
• 团队对阶段用统一的说法，比如我们聊天客服 SOP 里的七个阶段，谁写的备注读起来都一样。
• 成交或丢单后整理一次。留一句结果（"丢单：客户因价格选了本地供应商"），把不再需要的细节删掉。

哪些内容不该写进备注？

备注是关于真实客户的商业记录，要认真对待。马来西亚《个人资料保护法》（PDPA）的原则包括：个人资料要准确、及时更新，要防止遗失和被滥用，保存时间不能超过用途所需。实际做法：

• 只写和生意有关的事，不写对人的评价。"下午三点后方便通话"有用；评价对方性格没用。
• 敏感资料不要写，比如健康、宗教、家庭状况，即使客户在聊天里提过。
• 绝不在备注里存密码、完整卡号或网银登录资料。
• 写错的要改，不需要的资料要删。

黑猫SCRM 的客户备注怎么用？

在黑猫SCRM 里，每段聊天右侧都有自己的客户备注，切换客户时会自动显示对应的备注。

• 文字备注：照上面的六栏模板写。
• 保存到备注（WhatsApp、Telegram、Messenger）：在聊天里右键消息、图片、影片、语音或文件就能保存。它们会显示在备注下方的"已保存的消息"，附上发送者和时间，最新的在上面，每一项都可以写自己的备注。只保存在本机，不会通知客户。
• 备注不会发给客户。
• 换电脑也带得走：团队版和企业版的文字备注会跨电脑同步；入门版和专业版可以用本地工作资料备份，备份里包含备注，能在另一台电脑恢复。
• 黑猫助手（专业版及以上）可以按客户名读取备注或补充一句，比如"在 Carlos 的备注里加上：已发 Q-1031"。

说清楚做不到的：备注是自由填写的文字，模板要团队约定好才有用。团队版和企业版同步的是文字备注，保存的聊天片段和附件只留在保存它们的那台电脑上。TikTok、Zalo 和 X 没有备注功能；LINE 可以写文字备注，但不支持"保存到备注"。

资料来源

• Herbert Smith Freehills：马来西亚新的《个人资料保护法》（七项原则，包括安全、保存和资料完整性原则）。
• Mondaq：《个人资料保护法 2010》与在马来西亚经营的公司的义务。
• 黑猫SCRM 使用指南：客户备注、保存到备注、工作资料备份与云端同步。

常见问题