简短回答：只有聊天账号归公司，客户聊天才留得住。销售一律用公司的号码，账号所在的手机和电脑都是公司设备，每个账号做本地备份。有人离职时按清单交接：收回手机、确认备份、把进行中的对话交给同事、修改共用密码。业务员私人号码上的聊天，人走了就带走了。
聊天记录为什么会跟着人走
在聊天软件上，客户关系存在账号里，而账号绑定的是手机号。业务员如果用自己的私人 WhatsApp 卖货，每个买家存的都是他的私人号码，全部聊天记录在他的手机上，人一走，公司什么都留不下。事后没有任何工具能把这些聊天找回来。
所以关键在于“账号归谁”，要在有人离职之前就定好。软件的作用，是让交接变得快。
先定好每个账号归谁
- 销售用公司的号码。手机卡用公司名义办，按业务员或市场一人一号，账号按岗位命名（比如“销售2 · 泰国”），而不是用人名。
- 手机和电脑都是公司设备。每个 WhatsApp 账号仍要靠它的手机保持登录，所以这部手机和电脑一样，属于公司。
- 写进工作规定。在劳动合同或员工守则里写明“工作聊天只用公司账号”，之后能省掉很多尴尬的争执。
- 客户资料是公司的责任。以马来西亚为例，《2010 年个人资料保护法》要求企业采取切实措施保护所持有的个人资料，客户的号码和聊天记录也包括在内。
交接清单
最后一天之前
- 列出他用的所有账号：号码、平台（WhatsApp、Telegram、LINE……），以及每个账号在哪部手机上。
- 定好每个账号由谁接手，让接手的人旁听几天最忙的对话。
- 请他把进行中的单子写成备注：报了什么价、买家在等什么、下一步是什么、什么时候。
- 确认每个账号都有最近的备份。
最后一天
- 收回账号所在的手机，充好电，改成公司的锁屏密码。
- 修改他知道的共用密码，包括电脑密码和你的黑猫账号密码（需要协助可以联系我们）。
- 账号保持登录在公司电脑上，留给新的负责人，不要删除。
离职后第一周
- 用同一个号码给活跃客户发一条简短消息：“您好，我是[名字]，之后由我负责您的订单。”
- 把进行中的对话从头看一遍，答应过客户的事不要漏掉。
- 改账号名称，如果原来用的是旧业务员的名字。
黑猫SCRM 能帮上什么
账号如果在公司电脑上的黑猫SCRM里运行，交接的大部分工作其实已经做好了：
- 账号一直登录在公司电脑上，每个账号独立会话，新的负责人直接打开就能接着聊。
- 客户备注按账号、按客户保存，就在聊天旁边，接手的人一看就知道之前谈了什么。在 WhatsApp、Telegram、Messenger 里右键重要消息、报价文件或语音，也能直接存进备注。
- 公共快捷回复让价格和条款不管谁回复都一样。
- 本地备份每小时把聊天和媒体归档到你选择的文件夹，每个账号生成一个
.blackcat文件，在另一台装了黑猫的电脑上也能打开。 - 在黑猫里删除账号，不会删除它的备份：备份会移到“已删除账号备份”，按号码和删除时间命名。
- 查看备份时可以按客户名称、号码或用户名搜索，几个月前和某个买家说过什么也找得到。
哪些东西留不住
- 私人号码上的聊天，公司从来没有权限的，留不住。
- 平台网页版加载不出来的历史。备份只能保存当时读得到、下载得到的内容，重要记录建议同时保留平台官方导出。
- 已经重装或清空的电脑上的备注。备注保存在写下它的那台电脑的黑猫里，换电脑或重装之前先检查。
资料来源
- 马来西亚个人资料保护局：《2010 年个人资料保护法》。
- 黑猫SCRM 使用教程：备注、快捷回复与本地备份。
常见问题
前员工私人 WhatsApp 上的聊天能找回来吗？
不能。私人账号的聊天在他本人的手机和账号上。避免这种情况的办法，是销售只用公司的号码。
在黑猫里删除旧业务员的账号，备份也会被删吗？
不会。备份会移到“已删除账号备份”，直到你自己删除为止。
新业务员能继续用同一个 WhatsApp 号码吗？
可以，前提是号码属于公司。收回它所在的手机，账号保持登录，再告诉客户现在由谁负责。
客户备注在 .blackcat 备份文件里吗？
备份文件包含该账号已备份的客户、消息和已下载的附件。备注保存在写下它的那台电脑的黑猫里。
