简短回答：按成交阶段给快捷回复分组（首次回复、报价与起订量、样品、交期与运输、付款、售后）；每条都写成可以直接发出去的完整句子，真实数字在保存时填好，而不是让客户等着你改。买家常用几种语言，就各存一版，或者只存一版、发送时自动翻译。
为什么外贸销售离不开快捷回复
翻一翻一周的买家聊天记录，问题总是那几个：有没有现货、500 件什么价、能不能寄样、多久能交货、怎么付款、能不能发到我们国家。每次都认真打一遍，既慢；五个业务员还会给出五种略有不同的说法。
快捷回复同时解决这两个问题：答案写一次、核对一次，之后点一下就发，客户几秒内收到完整回复，每个业务员报的条件也一致。
六个分组，覆盖大部分对话
按阶段分组比按产品分组好用，因为不同产品被问到的问题大同小异。每组放两到五条就够了，再多，业务员就懒得翻，又开始自己打字。
可以直接改用的模板
方括号 [ ] 里的内容，请在保存快捷回复时就换成你的真实信息。快捷回复会按原样发出，忘了改的方括号会直接出现在客户面前。
1. 首次回复
| 中文 | 您好，感谢联系[公司名]！请问您对哪款产品感兴趣，大概需要多少数量？ |
|---|---|
| EN | Hi, thanks for contacting [Company]! Which product are you interested in, and roughly what quantity do you need? |
| BM | Hai, terima kasih kerana menghubungi [Syarikat]! Produk mana yang anda minati, dan lebih kurang berapa kuantiti yang diperlukan? |
2. 报价与起订量
| 中文 | 附件是我们最新的价格表，价格以[美元]/件计，有效期至[日期]。每个型号起订量为[100]件。 |
|---|---|
| EN | Our current price list is attached. Prices are in [USD] per piece and valid until [date]. The minimum order is [100] pieces per model. |
| BM | Senarai harga terkini kami dilampirkan. Harga dalam [USD] seunit dan sah sehingga [tarikh]. Kuantiti minimum ialah [100] unit bagi setiap model. |
把价格表文件直接附在这条快捷回复上，文字和文件一起发出。
3. 样品
| 中文 | 可以寄样品。样品费[金额]，下单满[数量]件后退还；运费由买方承担。 |
|---|---|
| EN | Yes, we can send samples. The sample fee is [amount], refunded when you place an order of [quantity] or more. Shipping is paid by the buyer. |
4. 交期与运输
| 中文 | 付款后[15–20]个工作日完成生产。我们一般报[FOB 深圳]价，也可以报 CIF 到您的港口。请告诉我们目的地，我们为您报运费。 |
|---|---|
| EN | Production takes [15–20] working days after payment. We usually quote [FOB Shenzhen]; CIF to your port is available on request. Tell us your destination and we'll quote shipping. |
| BM | Pengeluaran mengambil masa [15–20] hari bekerja selepas bayaran. Kami biasanya memberi harga [FOB Shenzhen]; CIF ke pelabuhan anda boleh disediakan. Beritahu kami destinasi anda untuk sebut harga penghantaran. |
FOB、CIF、EXW 是国际商会（ICC）发布的国际贸易术语（Incoterms）。正式报价时写明版本，比如“FOB 深圳，Incoterms 2020”，双方对责任划分的理解才一致。
5. 付款
| 中文 | 我们接受[电汇（T/T）]。付款方式为[30%]定金开始生产，余款发货前付清。我们会发送附有银行资料的形式发票。 |
|---|---|
| EN | We accept [bank transfer (T/T)]. Terms are [30%] deposit to start production and the balance before shipment. We'll send a proforma invoice with our bank details. |
不要把银行账号写进快捷回复。账号放在形式发票上发，就不会有旧回复里留着过期账号的风险。
6. 售后
| 中文 | 很抱歉给您带来不便。麻烦发一下问题的照片或短视频，以及订单号，我们会在[一个工作日]内核实并回复。 |
|---|---|
| EN | Sorry to hear that. Could you send a photo or short video of the problem and your order number? We'll check and reply within [one working day]. |
| BM | Maaf atas masalah ini. Boleh hantar gambar atau video pendek masalah tersebut bersama nombor pesanan anda? Kami akan semak dan balas dalam [satu hari bekerja]. |
怎样写才经得起用
- 每条都要完整。客户不用往上翻聊天记录，单看这一条也能明白。
- 写清数字和单位。“每个型号起订[100]件”比“起订量很低”有用。
- 会变的内容标日期。价格、交期、库存都会过期，写上“有效期至”能保护自己。
- 合适时以问题结尾（比如“请告诉我们目的地……”），让对话继续往下走。
- 每月整理一次。没人用的删掉；业务员每次发完都要补充修改的，说明这条该重写了。
在黑猫SCRM 里设置快捷回复
在黑猫SCRM里，WhatsApp、Telegram、LINE、Messenger 账号右侧都有「快捷设置」：
- 个人回复只给当前账号用；公共回复所有账号都能用，适合付款条件这类全公司统一的回答。
- 回复可以分组整理，也可以附上照片、视频或文件（价格表、产品目录）。
- 可以选择发送方式：直接发送，或者先翻译再发送，存一版就能用买家的语言发出。
- 点一下回复就会发到当前打开的聊天，发之前先确认客户没选错。
快捷回复不会自动填客户名字。需要称呼名字的消息，直接在聊天里写；或者用群发文案，群发支持名字变量。
资料来源
- 国际商会（ICC），Incoterms 国际贸易术语规则。
- 黑猫SCRM 使用教程：快捷回复（个人与公共回复、分组、附件、发送方式）。
常见问题
快捷回复要每种语言各存一版吗？
最重要的几条建议各存一版，请母语者核对过的版本读起来最自然。其他的存一版，发送时选择“先翻译再发送”即可。
快捷回复能带文件吗？
可以。黑猫SCRM 的快捷回复可以附照片、视频或其他文件，文字留空也行，只发附件。
所有业务员能用同一套回复吗？
公共快捷回复所有账号都能用，每个账号报出的条件就一致。
Zalo、TikTok、X 能用快捷回复吗？
目前不能。快捷回复支持 WhatsApp、Telegram、LINE 和 Messenger 账号。
